L’ente può rilasciare al consigliere quanto richiesto, con l’oscuramento dei dati non pertinenti alle finalità dell’istanza, qualora la richiesta nasca dall’effettiva esigenza ad acquisire tutte le informazioni e le notizie ritenute utili all’espletamento del proprio mandato. È questa, in sintesi, la risposta del Ministero dell’interno ad una richiesta di parere del sindaco di un Comune in materia di accesso agli atti di un consigliere.
La vicenda trae origine dalla richiesta formulata da alcuni consiglieri di minoranza che avevano domandato l’ostensione di numerosi atti detenuti dal Comune, tra cui fatture, piani di rientro, accordi transattivi, rateizzazioni, elenco degli immobili comunali con eventuali locazioni ed elenco dei contribuenti insolventi o morosi. Il sindaco ha quindi chiesto chiarimenti circa l’ammissibilità dell’istanza, evidenziando la presenza, nella documentazione richiesta, di dati personali riferiti a soggetti terzi.
Nel ricostruire il quadro normativo di riferimento, il Ministero richiama innanzitutto l’articolo 43 del decreto legislativo n. 267 del 2000, disposizione che attribuisce ai consiglieri comunali il diritto di ottenere dagli uffici dell’ente “tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato”. Si tratta di un diritto che la giurisprudenza ha costantemente interpretato in senso estensivo, riconoscendo ai consiglieri un accesso molto più penetrante rispetto a quello disciplinato dalla legge n. 241 del 1990.
La Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi aveva già chiarito, in diversi pareri resi nel 2010, che il diritto di informazione del consigliere rappresenta uno strumento essenziale per l’esercizio delle funzioni di indirizzo e controllo politico-amministrativo attribuite al consiglio comunale. Tuttavia, proprio il collegamento funzionale con il mandato elettivo costituisce anche il limite dell’accesso.
Sul punto il Ministero richiama la sentenza del Consiglio di Stato n. 4792 del 22 giugno 2021, secondo cui il diritto previsto dall’articolo 43 TUEL deve essere interpretato in stretto raccordo con l’articolo 42 dello stesso testo unico. Ne deriva che il consigliere non può avanzare richieste meramente esplorative o finalizzate a un controllo analitico e continuativo dell’operato degli uffici, ma deve agire nell’ambito delle prerogative connesse alla funzione di indirizzo e vigilanza politico-amministrativa.
Particolarmente significativa appare la precisazione secondo cui il consigliere, pur non essendo tenuto a motivare formalmente la propria istanza, deve comunque dimostrare che la richiesta sia effettivamente funzionale all’espletamento del mandato. Non è quindi sufficiente la mera titolarità della carica elettiva per legittimare qualsiasi forma di accesso.
In tale prospettiva si colloca anche la giurisprudenza che ha censurato richieste eccessivamente ampie o invasive. Il TAR Veneto, con sentenza n. 393 del 29 aprile 2020, ha infatti ritenuto incompatibili con la funzione consiliare quelle istanze che, per mole documentale e livello di dettaglio, si trasformino in una forma di controllo minuzioso sull’attività amministrativa, eccedendo le attribuzioni proprie del consiglio comunale.
Il parere ministeriale affronta poi il tema centrale della tutela della riservatezza dei terzi. La giurisprudenza amministrativa ha da tempo chiarito che il diritto alla privacy non è, di regola, opponibile ai consiglieri comunali, i quali sono comunque vincolati al segreto d’ufficio ai sensi dell’articolo 43, comma 2, del TUEL. Tale principio è stato ribadito anche dal Consiglio di Stato con la sentenza n. 2189 del 1° marzo 2023 e dal TAR Lazio Latina con la sentenza n. 49 del 2023.
Ciò non significa, tuttavia, che l’accesso possa avvenire senza alcuna cautela. Negli ultimi anni si è progressivamente affermato il principio dell’“equilibrato bilanciamento” tra diritto all’informazione del consigliere e tutela dei dati personali dei soggetti coinvolti. In questa direzione si colloca la sentenza del Consiglio di Stato n. 2089 dell’11 marzo 2021, richiamata dal Ministero, secondo cui la tutela della riservatezza può essere assicurata mediante l’ostensione degli atti previa “mascheratura” dei nominativi e degli altri elementi identificativi non necessari rispetto alle finalità perseguite dal consigliere.
Il riferimento è soprattutto alle situazioni caratterizzate da particolare fragilità economica o sociale, nelle quali la diffusione integrale dei dati potrebbe determinare un pregiudizio sproporzionato per gli interessati. L’oscuramento selettivo dei dati personali consente quindi di contemperare le esigenze conoscitive con i principi di protezione dei dati sanciti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati.
Non a caso il Ministero richiama anche il parere del Garante per la protezione dei dati personali n. 353 del 3 agosto 2023, che ha ribadito la necessità di rispettare i principi di “limitazione della finalità” e di “minimizzazione dei dati” previsti dall’articolo 5 del RGPD. I dati trattati devono infatti essere pertinenti, adeguati e limitati a quanto strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite.
Alla luce di tali coordinate normative e giurisprudenziali, il Ministero conclude che il Comune può rilasciare la documentazione richiesta dal consigliere comunale, purché l’istanza sia effettivamente collegata all’esercizio del mandato e previo oscuramento dei dati non pertinenti rispetto alle finalità dichiarate.
