I dati e le informazioni di cui viene a conoscenza l’amministratore devono essere utilizzati solo per finalità realmente pertinenti al mandato, rispettando il dovere del segreto secondo quanto previsto dalla legge e nel rispetto della privacy. È questa, in sintesi, la risposta del Ministero dell’Interno in merito ad una richiesta di parere in merito al diritto di accesso agli atti ed al protocollo dell’ente da parte di un assessore e se il medesimo abbia diritto a consultare qualsiasi documento presente nel protocollo generale mediante semplice abilitazione informatica. In particolare, un assessore del Comune di …, che dal sito istituzionale dell’ente risulta rivestire anche la carica di consigliere comunale, ha chiesto di poter avere accesso illimitato al protocollo generale.
Diverse pronunce dei Tribunali amministrativi regionali hanno evidenziato come il rilascio di credenziali personali per l’accesso diretto al sistema di protocollo comporterebbe, di fatto, una conoscenza generalizzata di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dell’ente. Una simile modalità operativa risulta sproporzionata rispetto alle esigenze conoscitive connesse al mandato elettivo e rischia di alterare gli equilibri organizzativi interni.
La giurisprudenza amministrativa, tuttavia, non esclude in assoluto forme di accesso informatizzato. Al contrario, riconosce agli enti locali un margine di autonomia regolamentare, che consente di individuare modalità organizzative idonee a garantire l’esercizio del diritto di accesso senza compromettere la funzionalità degli uffici. In tale prospettiva, è ritenuta legittima la predisposizione di postazioni informatiche interne, attraverso le quali i consiglieri possano consultare i cosiddetti “dati di sintesi” del protocollo, vale a dire le informazioni essenziali utili all’espletamento del mandato.
Più delicata è la questione dell’accesso da remoto. Il Consiglio di Stato e i TAR hanno chiarito che tale modalità non costituisce un diritto incondizionato, ma richiede una valutazione discrezionale dell’ente, che deve tenere conto, in primo luogo, dei livelli di sicurezza nella trasmissione dei dati. Solo laddove sia possibile garantire adeguate misure di protezione, l’accesso remoto ai dati di sintesi può essere consentito; diversamente, l’amministrazione è tenuta a individuare soluzioni alternative, come la consultazione in sede o la trasmissione dei dati su supporto.
Un ulteriore limite, di carattere sostanziale, riguarda la funzione stessa del consigliere. L’accesso agli atti non può tradursi in una forma di controllo continuo e sistematico sull’attività amministrativa, tale da configurare una sorta di “duplicazione” della struttura burocratica. Il principio di proporzionalità impone, infatti, che le richieste informative siano strettamente collegate alle esigenze del mandato e non determinino un aggravio organizzativo irragionevole per l’ente.
Particolare attenzione è dedicata, infine, al rapporto tra diritto di accesso e tutela della riservatezza. Il Ministero ribadisce che si tratta di diritti di pari rango, entrambi meritevoli di protezione. Ne consegue che l’accesso ai dati personali – specie se attinenti alla sfera privata e familiare – deve essere limitato ai casi in cui sia effettivamente necessario per l’esercizio delle funzioni istituzionali. Spetta all’amministrazione effettuare un attento bilanciamento, verificando che la richiesta sia adeguatamente motivata e proporzionata rispetto alle finalità perseguite.
