Le modalità per la comunicazione e la formazione della convocazione, quando non sono fissate da legge, regolamenti o statuti, seguono il principio di libertà delle forme, purché la forma adottata sia idonea al raggiungimento dello scopo. È questa, in sintesi, la risposta del Ministero dell’interno in riscontro ad una richiesta di parere in merito alle modalità di convocazione dei consiglieri comunali.
Il quesito trae origine da un regolamento consiliare che impone ai consiglieri l’obbligo di dotarsi di una PEC personale entro dieci giorni dalla proclamazione dell’elezione o dall’entrata in carica. Lo stesso regolamento prevede, tuttavia, che fino alla comunicazione dell’indirizzo PEC le convocazioni siano effettuate mediante messo comunale oppure con raccomandata con avviso di ricevimento.
Richiamando l’articolo 38 del TUEL, il Ministero ricorda che le modalità di funzionamento del consiglio comunale, comprese quelle relative alla convocazione dei consiglieri, sono disciplinate dal regolamento consiliare nel rispetto dei principi fissati dallo statuto. In assenza di una disciplina legislativa specifica, trova applicazione il principio della libertà delle forme, purché la modalità prescelta sia idonea a garantire il raggiungimento dello scopo. A sostegno di tale orientamento vengono richiamate anche alcune pronunce della giurisprudenza amministrativa, secondo cui la validità dell’avviso di convocazione deve essere valutata in funzione della sua effettiva idoneità a portare la comunicazione a conoscenza del destinatario.
Il parere ribadisce inoltre che la trasmissione mediante PEC, ai sensi dell’articolo 48 del Codice dell’amministrazione digitale, è equiparata alla notificazione a mezzo posta. Richiamando la giurisprudenza del Consiglio di Stato (Cons. Stato, Ad. plen., 10 dicembre 2014, n.33), il Ministero evidenzia come la posta elettronica certificata assicuri piena affidabilità in ordine all’identità del mittente e del destinatario, all’integrità del contenuto e alla prova dell’avvenuta consegna, risultando quindi pienamente equivalente alla notificazione cartacea.
Di fronte al rifiuto del consigliere di attivare una PEC personale, il Ministero ritiene legittimo che il Comune metta a disposizione dello stesso, così come degli altri componenti del consiglio, una casella PEC istituzionale con dominio dell’ente, destinata esclusivamente allo svolgimento delle comunicazioni connesse al mandato elettivo. Tale soluzione consentirebbe di evitare il ricorso alle notifiche tramite messo comunale o raccomandata, con evidenti benefici in termini di semplificazione amministrativa, riduzione dei costi e maggiore efficienza organizzativa.
Il Ministero suggerisce, infine, di valutare un aggiornamento dei regolamenti consiliari, prevedendo espressamente la possibilità per i consiglieri di scegliere tra l’utilizzo di una PEC personale e l’assegnazione di una casella PEC istituzionale.
